Vamos realizar um breve estudo dos conselhos de administração e dos conselhos deliberativos, que são órgãos colegiados e desempenham papéis cruciais na governança de organizações, sejam elas empresas, associações, fundações ou entidades públicas. Embora ambos envolvam tomadas de decisão e supervisão, suas funções, estrutura e foco principal se diferenciem. As principais ferramentas para a gestão serão mostradas em seguida.
Para melhor entender, comparamos a atuação de duas possibilidades mais comuns, já participei de comitê de saúde de uma Fundação de previdência fechada e como conselheiro deliberativo de uma instituição de assistência social.
Na empresa que atuei durante mais de trinta anos, tínhamos eleições para a vaga de conselheiro administrativo, em muito momentos fui sondado para me candidatar e, em função disso, estudávamos diversos assuntos relacionados.
Explicando melhor o funcionamento e nossas as atividades na atuação dessas organizações, o mais importante era estar com relatórios das necessidades e ocorrências urgentes ou não. Sendo nossas reuniões ordinárias e ou extraordinárias. Nas reuniões formais era o normal termos decisões pautadas no apoio de consultorias externas, de acordo com o assunto em discussão. Pois a tomada de decisão na sua maioria era levada em conta a questão técnica, também eram analisadas questões humanitárias, mas baseadas nos regulamentos internos.
Ferramentas mais usadas nos conselhos para gestão das organizações
Para auxiliar na gestão e na tomada de decisões, os conselhos utilizam diversas ferramentas e metodologias:
- Análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças): Ajuda a identificar os fatores internos e externos que impactam a organização, subsidiando o planejamento estratégico.
- Matriz BCG (Boston Consulting Group): Utilizada para analisar o portfólio de produtos ou unidades de negócio, auxiliando na alocação de recursos.
- Cinco Forças de Porter: Para analisar a competitividade de um setor e as oportunidades e ameaças do ambiente externo.
- Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act): Uma metodologia de melhoria contínua de processos, que pode ser aplicada para monitorar a execução de planos e ações.
- Balanced Scorecard (BSC): Permite acompanhar o desempenho da organização por meio de indicadores de diferentes perspectivas (financeira, clientes, processos internos, aprendizado e crescimento).
- OKRs (Objectives and Key Results): Uma estrutura para definir e acompanhar objetivos e seus resultados-chave, promovendo o alinhamento e o engajamento.
- Sistemas de gestão e softwares de governança: Plataformas que facilitam a organização de reuniões, compartilhamento de documentos, votações eletrônicas, gestão de atas e comunicação entre os conselheiros, como o Atlas Governance e o Convene.
- KPIs (Key Performance Indicators – Indicadores-chave de Desempenho): Métricas utilizadas para medir o progresso em relação aos objetivos estratégicos.
- Auditorias (Internas e Externas): Ferramentas essenciais para verificar a conformidade dos processos, a efetividade dos controles internos e a fidedignidade das informações financeiras.
A escolha das ferramentas depende do tipo e tamanho da organização, da complexidade de sua estrutura e dos desafios específicos que enfrenta. O importante é que elas auxiliem os conselhos a cumprirem seus papéis de forma eficaz, promovendo a sustentabilidade e o sucesso da organização.
Narciso Cardoso,
Conselheiro e consultor empresarial de projetos, análise setorial e da Câmara de Comércio Brasil-Vietnã.
