Rafael Vaz
A inteligência artificial (IA) está mudando a maneira como as empresas trabalham, organizam informações e tomam decisões. O que antes parecia restrito às grandes corporações e aos departamentos de tecnologia começa a chegar a negócios de diferentes portes, com aplicações que vão do atendimento comercial à análise de documentos e à automação de rotinas administrativas. Nesse cenário, o desafio deixou de ser apenas conhecer as ferramentas disponíveis. É entender como incorporá-las à estratégia empresarial para produzir resultados concretos.
Para o professor e especialista em inteligência artificial Diogo Crispim, o primeiro passo não é escolher uma plataforma, mas identificar os problemas que precisam ser resolvidos. Empresas que adotam a tecnologia sem avaliar os próprios processos correm o risco de acumular ferramentas sem conseguir transformar o seu uso em ganhos efetivos de produtividade.
“A primeira coisa que ele precisa fazer é uma avaliação do plano de negócio, entender onde estão os gargalos, onde tem mais problema para começar a atuar”, afirma.
A orientação é especialmente relevante em um momento de rápida expansão da IA generativa e das soluções de automação. Com ferramentas cada vez mais acessíveis, empresas podem experimentar aplicações sem necessariamente precisar desenvolver sistemas próprios. Mas a facilidade de acesso não elimina a necessidade de planejamento: a tecnologia precisa responder a uma demanda real da operação.
Oportunidades dentro da própria empresa
Uma das áreas em que Crispim identifica oportunidades imediatas é a comercial. Segundo ele, empresas frequentemente deixam potenciais clientes sem resposta em canais como WhatsApp, Instagram e LinkedIn, perdendo oportunidades por falta de acompanhamento.
A inteligência artificial pode auxiliar nas abordagens iniciais, organizar contatos e agilizar as primeiras etapas do relacionamento comercial. O especialista relata que utilizou uma ferramenta para realizar abordagens no LinkedIn e despertou o interesse de contatos de sua rede para possíveis parcerias.
“Com o uso da inteligência artificial, podemos fazer algumas automações para abordagens iniciais, para começo de conversa”, explica.
O objetivo não é substituir a relação humana, mas ampliar a capacidade de resposta e permitir que as equipes dediquem mais tempo às atividades que exigem negociação, conhecimento do cliente e tomada de decisão.
Além da área comercial, tarefas administrativas recorrentes também podem ser beneficiadas. Emissão de documentos, organização de informações e elaboração de relatórios são exemplos de atividades que, conforme os sistemas disponíveis, podem ser simplificadas ou parcialmente automatizadas.
Para pequenas e médias empresas, essas aplicações representam uma oportunidade de melhorar a eficiência sem necessariamente realizar grandes investimentos em infraestrutura tecnológica. O ponto central, entretanto, é escolher prioridades de acordo com as necessidades do negócio.
O risco de deixar a IA nas mãos de cada colaborador
A incorporação da inteligência artificial também cria desafios para a gestão. Um dos principais erros apontados por Crispim é deixar que cada funcionário desenvolva as suas próprias soluções sem orientação institucional.
Quando profissionais utilizam ferramentas diferentes e criam automações por conta própria, a empresa pode perder o controle sobre procedimentos importantes. O conhecimento fica concentrado em indivíduos, sem documentação ou compartilhamento, e pode desaparecer quando um colaborador deixa a organização.
“É importantíssimo que os donos de negócio comecem a assumir a responsabilidade da implantação de IA dentro das suas empresas”, defende.
A participação da liderança é necessária para definir diretrizes, estabelecer responsabilidades e garantir que as aplicações estejam alinhadas aos objetivos da empresa. Isso não significa impedir a experimentação, mas criar condições para que as soluções desenvolvidas sejam avaliadas, documentadas e incorporadas aos processos.
Crispim também alerta para os riscos de automatizar atividades que ainda não estão bem estruturadas. Se um procedimento apresenta falhas ou etapas desnecessárias, a tecnologia pode reproduzir esses problemas com maior velocidade. Antes de automatizar, é preciso compreender como o trabalho funciona e quais mudanças são necessárias.
Quando a tecnologia chega à operação
A experiência de Carlos Cunha, CEO do Grupo Sigma Engenharia, demonstra como a inteligência artificial pode contribuir para a eficiência operacional. A holding atua em soluções elétricas, automação e energia fotovoltaica e buscou a tecnologia para aprimorar processos internos, aumentar a agilidade e padronizar procedimentos.
Segundo Cunha, a IA tem ajudado na análise de arquivos e na elaboração de relatórios. Atividades que, antes, exigiam quatro ou cinco dias podem ser concluídas em poucas horas.
“Melhorou muito em termos de eficiência e rapidez, e facilita muito a questão dos retrabalhos”, relata.
Um exemplo está na documentação de serviços. Em obras, manutenções e reparos, as empresas precisam registrar as condições iniciais, reunir fotografias, preparar levantamentos, elaborar orçamentos e documentar a conclusão do trabalho. Essas etapas são importantes para comprovar a execução do serviço e permitir o avanço de procedimentos administrativos, como a medição e a emissão de notas fiscais.
De acordo com o empresário, a organização dessas informações, que em determinadas situações poderia levar semanas, passou a ser realizada em horas com o auxílio da IA.
O relato ilustra uma aplicação menos visível do que os chatbots e geradores de conteúdo, mas diretamente relacionada à produtividade. Ao reduzir o tempo necessário para organizar documentos e produzir relatórios, a tecnologia pode contribuir para diminuir o retrabalho e acelerar etapas da operação.
A experiência também reforça a importância de avaliar resultados concretos. O benefício não está simplesmente em utilizar uma ferramenta nova, mas em melhorar o desempenho de um processo que influencia o funcionamento do negócio.
A adoção cresce, mas a maturidade ainda é um desafio
Os dados mostram que a inteligência artificial avança no ambiente empresarial brasileiro. A pesquisa TIC Empresas 2025, do Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (Cetic.br), ligado ao Núcleo de Informação e Coordenação do Ponto BR (NIC.br), identificou que a proporção de empresas com dez ou mais pessoas ocupadas que utilizaram IA passou de 13%, em 2024, para 17%, em 2025. Entre as pequenas empresas, com dez a 49 pessoas ocupadas, o índice subiu de 10% para 15%.
Levantamento do Sebrae em parceria com o Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getulio Vargas (FGV IBRE), divulgado em dezembro de 2025, apontou que 59% das micro e pequenas empresas utilizam inteligência artificial em marketing e divulgação, enquanto 30% aplicam a tecnologia na análise de dados.
Os números indicam que a comunicação é uma das principais portas de entrada para a IA, mas também revelam espaço para ampliar seu uso em atividades relacionadas à gestão e à tomada de decisão.
Para Crispim, ainda é cedo para estabelecer uma diferença definitiva entre as empresas que avançam e aquelas que permanecem na experimentação. O mercado continua em transformação, e muitas organizações ainda estão aprendendo quais aplicações funcionam melhor em suas operações.
A recomendação é começar a se preparar desde já, mas de maneira estruturada. Em vez de adotar ferramentas apenas porque estão em evidência, os gestores devem identificar os gargalos, testar soluções e acompanhar os resultados.
Eficiência exige responsabilidade
A ampliação do uso da IA também aumenta a responsabilidade das empresas sobre as informações que compartilham com as plataformas. Documentos financeiros, dados cadastrais, registros de clientes e informações estratégicas exigem cuidados específicos, sobretudo quando são processados por sistemas de terceiros.
A pesquisa TIC Empresas 2025 identificou que 80% das empresas usuárias de IA adquiriram sistemas prontos para uso. Esse cenário reforça a importância de conhecer as condições de armazenamento e tratamento de dados oferecidas pelos fornecedores.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) deve ser observada sempre que houver tratamento de dados pessoais. Por isso, a adoção da tecnologia precisa ser acompanhada de orientações para as equipes, critérios de segurança e procedimentos para verificar os resultados produzidos.
A rapidez não dispensa a conferência das informações, especialmente quando elas subsidiam decisões financeiras, contratuais ou operacionais. A IA pode auxiliar o trabalho, mas a responsabilidade pelas decisões continua sendo da organização.
Para Crispim, a transformação começa quando a empresa deixa de tratar a inteligência artificial como uma iniciativa isolada e passa a incorporá-la à estratégia. Isso exige conhecer a operação, preparar as equipes e estabelecer objetivos claros.
A experiência do Grupo Sigma Engenharia mostra como essa abordagem pode gerar ganhos em processos específicos. A análise do especialista amplia a perspectiva: para que esses resultados se sustentem, a tecnologia precisa estar integrada à gestão.
